Tot i que la iniciativa neix estretament vinculada a les necessitats ocasionades per la COVID-19, parteix d'uns antecedents anteriors al context d'emergència. Des de l'any 2008. L'Ajuntament, en el marc de la negociació del nou conveni col·lectiu va començar a treballar pel desenvolupament d'una modalitat de treball en remot. Aquesta experiència antecedent consistia en una pràctica amb característiques diferenciades del teletreball on, tot i que estava assentada a l'organització amb un procediment de petició i autorització, no estava protocol·litzada.
La necessitat d’implementar aquest sistema es va veure clau per la necessitat de transformació organitzacional, aconseguir més i millor eficiència en els processos amb la implantació de l’administració electrònica i millorar la formació de les persones amb l’ús d’eines tecnològiques, amb la finalitat de proveir millores de serveis públics. L’experiència va permetre la identificació d’aprenentatges i la fiabilitat del sistema. Es van anar testant diverses modalitats i mètodes de treball en remot, amb una concurrència màxima de 70 membres de la plantilla amb les diferents eines informàtiques de manera simultània fora de les dependències municipals.

Aquest antecedent es van denotar de rellevància en el context ocasionat per la COVID-19, amb la finalitat d’establir un sistema disponible per un major nombre de membres de la plantilla. La situació d’emergència a les administracions públiques i, en concret, a les administracions locals, va accelerar el procés de transformació digital ja iniciat amb anterioritat. A finals de l’any 2020 l’Ajuntament va començar a treballar en el protocol de teletreball per tal de poder regular aquesta modalitat i la posterior implementació del sistema de treball des de la llar. La voluntat més enllà del context d’emergència no era proposar un sistema alternatiu al presencial, sinó erigir una forma d’organització del treball que calia normalitzar a la cultura organitzativa. Des d’aquesta perspectiva, el teletreball, constitueix un instrument per reforçar l'orientació del treball per resultats, que alhora permet superar la cultura de la presencialitat i fomentar la confiança, la iniciativa i l'autonomia dels servidors públics, elements decisius amb la perspectiva d’incrementar els nivells de motivació i, conseqüentment, el rendiment i la productivitat. Així mateix, el teletreball, com a mesura de flexibilitat laboral interna, també esdevé una de les formes de captació, implicació i retenció del talent a l'organització.

La iniciativa pretén també donar resposta a altres problemàtiques de manera secundària com la necessitat de transitar a models de mobilitat sostenible que s’adeqüin als objectius en matèria de canvi climàtic, qualitat de l'aire i emissió de gasos d’efecte hivernacle o contaminats o nivells de soroll, especialment en el marc dels objectius de desenvolupament sostenible de l’Agenda 2030. El protocol a més pretén també ser una resposta a les necessitats de conciliació de la vida laboral i personal.

El personal de l’Ajuntament d’Esplugues tant de l’àmbit funcionari com laboral que ocupi un lloc de treball susceptible de ser desenvolupat en la modalitat de teletreball (aproximadament 200 persones). El mateix protocol defineix els llocs de treball exclosos per ser essencialment presencials.

Una de les línies del Pla d’Actuació Municipal (2019-2023) preveu mesures en relació amb el personal de l’Ajuntament, com per exemple: l’avançament de les sessions dels òrgans col·legiats -el ple passa de celebrar-se a les 19 a les 18h-, compactació d’horaris: avançament de la jornada laboral a les 7h, eliminació d’horaris de tarda en els serveis municipals on no hi ha atenció directa, flexibilitat horària i l’aprovació del protocol de teletreball, a sessió Plenària del dia 19 de maig de 2021 pel seu personal municipal. Totes aquestes accions estan vinculades també als objectius de desenvolupament sostenible de l’agenda 2030.

El projecte també es relaciona amb el Programa de Reforma Horària, liderat per la Regidoria de Polítiques de Dones i Reforma Horària i el Pacte de Reforma Horària de Ciutadania. L’Ajuntament està adherit a diferents Xarxes de Reforma Horària existents nacionals i europees.

La implementació d’una modalitat de teletreball regularitzada a l’Ajuntament no es planteja com un sistema alternatiu al presencial de forma arbitrària, sinó que parteix de la idea d’organitzar in normalitzar el treball a distància. El desenvolupament de la pràctica des de les primeres proves i estudis a partir de 2008, amb la diferenciació respecte a la modalitat de treball en remot que s’aplicava amb anterioritat, fins al desenvolupament del protocol i el sistema de funcionament ha tingut les següents fases:

- Elaboració del protocol.

El protocol és l'instrument de planificació i gestió de l'Ajuntament en aquesta modalitat de prestació de serveis. En ell consten els elements concrets d'aplicació al col·lectiu, àrea funcional, u orgànica inclosos en el mateix. El protocol estableix l’àmbit d’aplicació, els requisits, el règim general de prestació de serveis en la modalitat (durada i distribució) i el procediment d’autorització. El protocol també estableix el format del pla de treball que haurà de ser elaborat i aprovat per cada sol·licitud i altres qüestions de règim especial, salut, seguretat i facilitació de mitjans tecnològics i formació necessària.
L’elaboració es fonamenta en les directrius bàsiques del Reial Decret llei 29/2020, de 29 de setembre que configura el marc normatiu bàsic suficient perquè totes les administracions públiques puguin desenvolupar els seus instruments normatius, així com els principis bàsics de la Llei de l’Estatut Bàsic de l’Empleat Públic i altres normatives associades.

- Execució i funcionament del protocol i pla de treball.

El funcionament del protocol es fonamenta en un aplicatiu dissenyat des dels serveis informàtics d’utilització intuïtiva. La sol·licitud d’acollida l’elabora la mateixa persona interessada indicant nombre de dies i temps i adjuntant un formulari de prevenció de riscos.

La mateixa persona interessada proposa el seu pla de treball amb el model homologat, on la persona responsable de la unitat de treball pot aprovar-ho rebutjar. El pla personal de treball per a la prestació de teletreball és l’instrument on es defineixen les condicions i compromisos per desenvolupar el teletreball. Les condicions de teletreball estan regulades en el fet que com a màxim es pot gaudir el 50% dels dies laborables, cada jornada no es pot fraccionar entre modalitats i és obligatòria la interconnexió entre les 9h i 14h i la derivació de l’extensió al telèfon personal.

La persona responsable de la unitat de treball elabora un informe d’autorització que, en cas d’autorització, s’envia al Servei d’organització i recursos humans per la verificació i proposta de resolució. Per a rebutjar la sol·licitud sempre s’ha de fer constar el motiu amb la finalitat que la sol·licitud torni al circuit de la interfície per a la seva aprovació final.

L’autorització de teletreball es gestiona de manera anual i totes les modificacions pertinents, com el desenvolupament de les fases, es gestionen des de la mateixa eina de manera totalment telemàtica i amb la implicació dels principals actors (persona interessada, responsable, Servei d’organització i recursos Humans, Sistemes d’Informació). Aquest procediment permet garantir una traçabilitat, transparència així com garantir la consulta i accés per les parts interessades.

Per la implementació també ha estat necessari el desplegament d’un Pla d’actuació TIC entre diverses mesures: servei de préstec d’equipaments informàtics i desplegament d’escriptori virtual que substitueixi els ordinadors de sobretaula.

- Difusió i facilitació del procés entre la plantilla.

La principal eina de difusió ha estat l’elaboració d’una guia a disposició del personal de l’ajuntament. La guia dona informació sobre a quins llocs de treball és aplicable el protocol, quants dies i en quin període i condicions es pot gaudir i, finalment, dona informació sobre el procediment de sol·licitud anteriorment mencionat. No ha estat necessari desenvolupar altres eines de promoció entre la plantilla perquè des del primer moment ha tingut una acollida positiva. Es van fer a més algunes presentacions formatives en qüestions específiques com protecció de dades.

- Avaluació i seguiment del protocol.

S’estableix una comissió d’Avaluació i Seguiment del protocol formada amb criteris de paritat per personal tècnic designat per l’Ajuntament i representants sindicals dels treballadors amb la finalitat de fer el seguiment i valoració de l’aplicació del protocol.

La comissió és l’encarregada de l’elaboració dels indicadors, així com proposar millores en la prestació dels serveis en aquesta modalitat. La comissió també fa seguiment i control de les autoritzacions, denegacions i recursos amb relació a les peticions de la modalitat, així com el seguiment del grau d’implementació del Pla de les TIC.

49.312,67

8.656,67€ (contribució personal) + 40.656,00 (compra portàtils)

La principal figura en termes de recursos humans utilitzats han estat els responsables en el seu desenvolupament, mitjançant la creació d’un Comitè tècnic de treball, i els serveis informàtics de l’Ajuntament en l’aplicatiu de gestió:
- Coordinadora General.
- Coordinadora de Projectes Estratègics i Internacionals.
- Director de Tecnologies i Innovació Tecnològica.
- Tècnic d’Informàtica
- Coordinadora Tècnica de Prevenció de Riscos Laborals.
- Coordinadora Tècnica de Recursos Humans.
- 5 representats sindicals

També cal tenir en compte les figures implicades entre el personal delegat a la comissió d’avaluació i seguiment:
- Regidor/a delegada en matèria d’Organització i Recursos Humans
- Personal tècnic designat per l’Alcaldia.
- Una persona de cada secció sindical amb representació en els òrgans de representació del personal.

Pel desenvolupament de la pràctica hi ha hagut dos principals tipus de recursos:
- L’aplicatiu desenvolupat pels serveis informàtics.
- El número de portàtil comprats pel desenvolupament del teletreball en el marc del Pla de desplegament TIC.

En termes generals no ha estat necessari desenvolupar un nombre elevat de mecanismes per fomentar la participació perquè des d’un inici s’ha identificat una bona acollida i predisposició a la participació en la modalitat.

El principal mecanisme de participació, mitjançant la representació sindical dels treballadors i treballadores, ha estat la inclusió i la negociació i desenvolupament de manera consensuada amb aquestes figures en tot el procés de disseny i avaluació de la modalitat. Com s’ha mencionat anteriorment, una persona de cada secció sindical amb representació en els òrgans de representació del personal ha estat implicada en el procés.

Donat que l’experiència s’ha desenvolupat amb el fonament d’uns antecedents anteriors ha pogut desenvolupar assoliments en l’establiment d’un protocol actiu utilitzat per la plantilla. El principal assoliment ha estat el desenvolupament del protocol i el sistema de funcionament. Ha estat una experiència d’aprenentatge que ha permès observar l’estabilitat del sistema i la possibilitat de mantenir a més de dues-centes persones a distància per prioritzar l’atenció a la ciutadania.

Tot i l’elaboració del protocol de manera reactiva a l’emergència sanitària, aquesta experiència prèvia ha permès posar de manifest la capacitat de l’administració en implementar mesures per facilitar el treball en remot, adaptar l’organització per a la continuació de la prestació de serveis i la implementació de mesures de treball eficients i segures.

Per la implementació de l’experiència ha estat necessari desplegar un Pla TIC pel desplegament del Protocol de Teletreball amb la disponibilitat de 75 portàtils.

La principal eina de difusió ha estat una guia de teletreball en format d’infografia orientada al públic objectiu de la plantilla municipal. La guia pretén mostrar les principals característiques:
- Els requisits del sistema que defineixen quins llocs laborals es poden adherir.
- Les condicions, els dies i períodes pel gaudi del sistema.
- Una explicació detallada del procediment de sol·licitud.

La iniciativa ha tingut a més alguna menció a premsa en línia d’àmbit comarcal.

El principal assoliment ha estat el nombre de persones adherides al sistema de teletreball de manera simultània: fins a 70 persones en els anys inicials d’implementació de la modalitat en remot, fins a 200 durant la pandèmia (membres de la plantilla que no formen part de serveis essencials) i una mitjana de 175 persones en el període posterior a la pandèmia. Aquesta adhesió ha estat de caire transversal des del Punt d’atenció a la Ciutadania a Serveis Socials, així com la resta de serveis essencials que no havien de ser bàsicament presencials.

En termes generals no es considera que el projecte encara hagi generat el gran canvi cultural, bàsicament per l'elevada edat mitjana de la plantilla, però sí que s'està començant a produir aquesta transformació. S'han identificat algunes impactes de manera qualitativa com millores en la satisfacció del personal, principalment per evitar desplaçaments a la feina, com també una motivació per promoure la incorporació d'altres perfils que valoren el teletreball: arquitectes, graduats/es en dret, ambientòlegs/es. En aquest sentit, es considera un atractiu per incorporar nou personal i fonamentalment personal professional de perfils més tècnics.
El sistema de teletreball a més ha portat a l'optimització d'espais de treball a l'Ajuntament. Actualment, s'està fent una prova pilot, amb diferents membres del personal, que consisteix en el fet que dues persones comparteixen el mateix espai físic on que es tornen per treballar-hi presencialment, mentre l'altre teletreballa. En els portàtils a disposició, la línia telefònica va inclosa vinculada als seus respectius telèfons de sobretaula.

Mixta

Ajuntament d'Esplugues de Llobregat i representació sindical.

Ha estat una experiència d’aprenentatge, en què s’ha demostrat que els sistemes són segurs, estables i fiables. Ha estat possible que hi hagués en el moment d’emergència sanitària més de dues-centes persones treballadores en remot per prioritzar l’atenció a la ciutadania, des del PAC a Serveis Socials, així com la resta de serveis essencials que no havien de ser bàsicament presencials. El principal aspecte assolit a curt termini ha estat el fet que el protocol ha esdevingut una eina normalitzada a l’organització amb implicació de les diverses parts en el seu funcionament.

La iniciativa ha estat implementada per un dels primers ajuntaments en l'àmbit estatal en aprovar un protocol d'aquestes característiques. Ha consistit en el primer protocol que s'ha enviat l'any 2021 a la Diputació de Barcelona i ha servit com de base per desenvolupar iniciatives anàlogues en altres Ajuntaments.

El més destacable ha estat la forma de sol·licitud d'aquest, des dels Serveis Informàtics es va dissenyar una aplicació de senzilla utilització així com molt intuïtiva sense la necessitat de papers físics. Amb aquest aplicatiu la persona treballadora sol·licita acollir-se al protocol de teletreball i proposa el seu pla de treball en coordinació amb les altres persones i unitats responsables de l'autorització. Els treballadors i les treballadores municipals podran optar voluntàriament al teletreball, a partir d'un pla de treball personalitzat per a cadascú.

La iniciativa, a més de la diversitat d'objectius específics a què s'orienta, s'inclou en el marc de la contribució a assolir dels objectius de desenvolupament sostenible de l'Agenda 2030 per part de l'ajuntament. En aquest sentit, és pertinent perquè facilita un model de mobilitat sostenible amb una clara reducció del nombre de desplaçaments, dels costos afegits, del consum energètic, i evita l'emissió de gasos amb efecte hivernacle i d'altres contaminats, com les partícules, alhora que redueix el nivell de soroll dels pobles i ciutats.

La implementació del protocol també té alguns punts febles:

- Poden sorgir conflictes en alguns departaments sobre el seguiment de la càrrega de feina i el control del personal.
- Pot fer endarrerir alguns serveis, especialment en aquell que tenen un fort component d’atenció a persones tot i que són elegible per la modalitat de teletreball per no ser enterament presencials. Hi ha col·lectius d’atenció per part de l’Ajuntament que necessiten atenció directa i això no pot entrar en conflicte amb els avantatges oferts pel protocol.

Des dels antecedents amb el treball en remot fins a la implementació efectiva de la modalitat de teletreball regulada a partir de 2021 s’han anat identificant algunes propostes de millora:
- És rellevant sensibilitzar al personal que és una proposta que tot i tenir de manera indirecta conseqüències positives pel que fa a la conciliació laboral i familiar no s’orienta a què simultàniament es desenvolupin els àmbits personals i laborals durant la jornada laboral de teletreball. En aquest sentit, tot i que durant la pandèmia va actuar de facto com a mecanisme de conciliació laboral, no és una mesura orientada a aquest objectiu.
- La seva implementació és de més fàcil aplicació en aquells departaments que s’orienten al treball per projectes amb directrius clares sobre els resultats a desenvolupar a les jornades laborals.

La iniciativa és replicable a altres municipis amb un sistema anàleg a l'establert a l'Ajuntament d'Esplugues. El marc legal en el qual es fonamenta el protocol permet el desenvolupament d'aquest tipus d'iniciatives amb discrecionalitat. La normativa marc regula que la prestació de servei a distància per mitjà de la modalitat de teletreball no serà considerada com ordinària. La diversa naturalesa dels serveis a la ciutadania que les diferents administracions públiques tenen encomanats, i afí a garantir la prestació d'aquests, fa necessari determinar que la prestació de serveis en la modalitat de teletreball no pugui ser absoluta.

Pel desenvolupament d’una iniciativa d’aquestes característiques es recomana a més el document "Guia de Teletreball" elaborat per la Diputació de Barcelona.