L’Ajuntament de Viladecans va impulsar l’any 2019 una primera experiència de creació i transmissió de cultura innovadora en l’organització a través del MIA, el Model d’Innovació de l’Ajuntament. Gràcies a aquesta iniciativa, que va ser tot un èxit, es van poder tastar diverses metodologies de treball que encaixaven amb el moment de renovació i transformació interna a diferents nivells que està vivint el consistori.

Població: Personal de l’Ajuntament i empreses municipals.

Territori: Viladecans.

La pràctica està directament vinculada al MIA: el Model d’Innovació de l’Ajuntament.

A mitjans de 2022, i inspirats pel MIA, es van desenvolupar 3 propostes d’identitat i 3 propostes de relats sobre cultura corporativa i comunicació interna que van ser presentats en una jornada interna organitzada des de l’àmbit de Presidència per tal de copsar l’interès del personal de l’Ajuntament. Aquesta va ser la primera activitat del projecte: escollir la identitat i la narrativa interna del nou espai. Més del 70% d’assistents va triar el relat i el naming d’AIRE a partir d’un procés de participació.

El pas següent va consistir en dissenyar la identitat gràfica de la marca AIRE, els elements físics d’identificació i preparar les eines de comunicació internes amb aquesta identitat. Els espais físics i virtuals es van “vestir” amb elements com un photocall, per generar adhesió i acompanyar els actes interns, o material de marxandatge, com el ventall AIRE que es va regalar al sopar de Nadal 2022. En aquesta fase del procés, es va detectar un augment de la implicació i del sentiment de pertinença a l’organització. També es van desenvolupar diferents elements i canals de comunicació interna, com una newsletter.

De les primeres accions -totes elles vinculades a valors corporatius com el de la sostenibilitat-, es va organitzar el concurs de dECOració de Nadal, en què més de 150 persones van participar decorant 11 equipaments municipals; i la campanya “Ecohàbits”, que, a través de la informació i sensibilització en temes de separació de residus i consum energètic, s'apel·la a un canvi d'hàbits al lloc de treball.

Després dels primers mesos de posada en marxa, es va engegar l’AIRE en RUTA, que consisteix en anar allà on és la gent, els equips municipals de diferents àmbits, de manera presencial per explicar el programa, els valors i les prioritats de l’organització.

A partir del mes de gener de 2023, amb l’objectiu de poder planificar les activitats del programa AIRE i tenir uns criteris de priorització de les accions, es va realitzar una avaluació de la percepció interna dels valors corporatius. Els resultats obtinguts ens han permès definir millor les línies d’actuació.

També s’han definit uns rols de governança i participació que permetran a les diferents persones de l’equip poder-se involucrar voluntàriament en les accions.

41000€

El finançament s’ha destinat principalment al servei de creació i disseny de la imatge i elements de comunicació i al servei de producció de materials.

Comunicació Corporativa i RRHH com a departaments impulsors i l’acompanyament del Departament de Sistemes i Comunicacions. A més, les persones representants dels diferents. En total, unes 4 persones han estat les impulsores, unes 5 més les validadores/divulgadores; i unes 3 persones de l’equip de producció de continguts.

Equipaments municipals i espais d’ús institucionals.

El pla ha definit un sistema de governança i rols específics, a més d’espais de seguiment i reflexió. Entre els principals rols hi ha:

- Padrina del programa: figura central d’impuls en la direcció.
- L’equip impulsor: liderat per Comunicació Corporativa, és qui s’encarrega de controlar el bon desenvolupament del Pla.
- L’equip de corresponsals: un equip de 10-15 persones voluntàries, distribuïdes per diferents equipaments. S’encarreguen de liderar un dels valors corporatius, identificar, compartir, impulsar i fer seguiment de les accions proposades.
- Consell de continguts: format per una selecció de 4-5 persones de l’equip impulsor, que prioritza i decideix les iniciatives que s’impulsen monitorant-les. Reporten feedback.
- L’equip de producció: grup extern i/o intern per tal de produir les peces de les comunicacions del pla.
- L’equip Generació Z/els joves: s’incorporen de manera transversal en tots els rols anteriors. Validen propostes, aporten noves idees/accions.

El Pla AIRE comprèn:
- Accions de comunicació internes relacionades amb els valors corporatius de la cohesió; la innovació i la sostenibilitat (com a primers).
- Canals nous desenvolupats específicament per al programa.
- Elements físics d’adhesió i identificació al programa.
- Reunions adhoc de presentació, generadores de relacions personals entre equips transversals.

I el pla de desenvolupament específic inclou també quatre tipologies d’accions:

1. Accions de preparació i definició concreta de les necessitats:

1.1 Autodiagnosi: per poder tenir un punt de partida avaluable; per poder prendre decisions alhora de prioritzar activitats i centrar esforços (personals i econòmics).
- Definir el significat de valors.
- Definir cada valor segons la vinculació amb els comportaments de l’organització.
- Avaluació del grau de coneixement i comprensió dels valors corporatius.
- Detecció de noves associacions o valors ocults.
L’objectiu és tenir el “Mapa de valors corporatius” que representa gràficament la distància de les persones a cada un dels valors corporatius i identifica desviacions.
Metodologia: Qüestionari online a tota l’organització.

1.2 L’estat de la comunicació interna: grau de coneixement i utilització de les eines de coneixement i el grau de satisfacció i compromís per part de les persones.
Interessa saber també quines diferències hi ha entre el personal dels diferents equipaments, quines relacions s’hauria de potenciar més amb el departament o servei de Comunicació, quins processos, quines carències hi ha entre les comunicacions verticals, ascendents o descendents, i les horitzontals. Es tracta de tenir una síntesi interpretativa per confirmar hipòtesis o expectatives.
1.2 Identificació dels agents de governança i definició dels espais de relació.
1.3 Creació de canals i continguts: nou espai web AIRE, comunicats interns, elements de marxandatge, entre d’altres


2. Accions centrades en informar, fomentar el coneixement o la consciència de les coses:

2.1 Campanyes d’estratègia de ciutat i balanç de gestió: entre altres peces, es distribueix el Calendari Viladecans 2023, una peça de comunicació dels projectes de ciutat més rellevants.
2.2 Acció de portes obertes de la direcció (alcalde, cap de gabinet i equip polític) un dia al mes (alcalde, dos/any; polítics alterns (agost, no) i amb proposta de temes a comentar.
2.3 Acció “Aire en Ruta”. L’exercici consisteix en “anar on és la gent” de manera presencial i donar explicacions sobre el programa, els valors i les prioritats de l’organització, per exemple.
2.4 Vikipèdia interna: "qui fa què" per tal que tothom sàpiga què fa tothom i on s’ubica.

3. Accions centrades en generar actituds i tenir opinió:

3.1. Campanya de socialització interna dels valors corporatius segons els resultats de la investigació.
3.2. Elaboració del “Manual d’acollida” (versió digital també).
3.3. Celebració de Jornades d'àmbit (+teambulding).
3.4. Visites entre departaments per conèixer què fa l'altra persona.

4. Accions centrades en generar comportaments (valors associats: innovació, cohesió, resiliència, sostenibilitat):

4.1. Celebració de sessions de valors: el valor de la innovació en sessió plenària MIA i organització del II Concurs de bones pràctiques innovadores MIA.
4.2. Creació dels "Reptes de millora" en àmbits concrets de la institució. Aquesta iniciativa pot presentar-se com a un exercici d’innovació oberta en què la gent s’apunta al repte de millora que més li encaixi.
4.3 Concurs en altres moments importants de l'any (Dia de la Innovació, Dia de la Dona, Dia de Sant Jordi, Nadal i Reis i estiu, entre altres)
4.4 Rebranding dels espais físics compartits –parets, plafons, etc.– amb valors de la institució.
4.5 Campanya d’Ecohàbits.

La difusió principalment ha consistit en comunicacions personals, a través de reunions presencials (Aire en Ruta) i en comunicacions virtuals (newsletters mensuals o comunicats interns a través de correu electrònic)

Un dels principals canals de comunicació nous és l’espai Web AIRE, que substitueix l’antiga intranet.
El disseny i els apartats estan agrupats segons els àmbits d’actuació d’AIRE.

Una menció especial del programa de comunicacions d’AIRE té a veure amb el tipus de contingut a transmetre, el to emprat i els formats. En aquest sentit es prioritza sempre el contingut que treballi per alguns dels valors corporatius com el de sostenibilitat, cohesió i innovació. El to sempre és personal i proper, amb llenguatge clar i entenedor. I el format principal és principalment audiovisual i/o molt visual, infogràfic, etc.

AIRE s’ha presentat a la “Red de Ciudades creativas” com a bona pràctica de generació de cultura corporativa.
També s’ha redactat com a contingut del blog de la “Asociación de directivos y referentes de la comunicación interna (DIRCI)”, tot i que a data de redacció d’aquest contingut encara no s’ha publicat.

L’AIRE ha tingut impacte sobre més de 400 persones que treballen al servei de la ciutadania i agents de la ciutat. S’ha calculat que més d'un 50% de les persones que formen part de l'organització ha participat en alguna de les activitats impulsades fins a data d'avui El coneixement de la marca AIRE i les principals funcions és també alt i generalitzat (més d'un 60%). Qualitativament, els comentaris són bons i les persones han rebut amb molt interès aquest nou espai intern.

Les previsions per al 2023 són les següents:

- El 100 % de les persones tindran coneixement del pla AIRE i dels valors corporatius que representa.
- El 100% de les persones de l’organització, incloses les persones de les empreses municipals, tindran coneixement de les prioritats estratègiques en relació de l’Agenda 2030 i l’AUL.
- Més del 60% de les persones de la organització tindran una actitud proactiva i optimista davant els valors corporatius.
- El pla AIRE serà el paraigües de totes les iniciatives internes relacionades amb la transformació cultural.

Les principals transformacions produïdes es poden copsar en elements intangibles com ara la percepció, la reputació, el clima laboral i la satisfacció dins de l’organització; també en el talent existent (ajudant a detectar, cultivar i aprofitar el talent amb diferents iniciatives), en el propi model de treball de l’Ajuntament (afavorint un model transversal, grupal, menys conservador, creant espais participatius de col·laboració i autogestió com xarxes, comunitats, equips autodirigits, etc.), així com en el coneixement, optimitzant els processos, en el desenvolupament de l’Agenda Urbana Local i en el seguiment de l’Agenda 2030 i en la localització dels ODS.

El principal propòsit era constituir un programa de cultura corporativa i, vista la implicació de tot els participants, s’ha aconseguit amb escreix.

L’Ajuntament de Viladecans és pioner, dins del seu entorn, en disposar d’un pla operatiu de transformació cultural, en què la comunicació interna és una eina estratègica de la gestió del canvi.
A més, és innovador en la selecció de la identitat gràfica i verbal a través de la participació de persones de l’organització, en la utilització dels valors corporatius com a base per al desplegament del pla i en l’elaboració de l’autodiagnosi per a detectar els valors corporatius.
També, per la implicació de tot el personal que treballa a l’Ajuntament, inclosos aquells col·lectius que no treballen físicament a l’edifici consistorial a través de l’AIRE en RUTA.

Com a punts febles es detecta certes necessitats comunicatives, i per això caldria millorar els canals interns més enllà dels mencionats, i també aconseguir més equip de producció de continguts per poder atendre aquestes necessitats.

Com a propostes de millora es planteja explorar altres xarxes corporatives pròpies, aprofitant el procés de transformació digital que aporten eines com el Teams i la definició de rols, ja que permet aconseguir més participació descentralitzada de persones de la organització en diferents tasques: des de les de identificació d’iniciatives; proposta d’accions, etc.

Tot i que el Pla AIRE està definit segons les característiques i realitats de l’Ajuntament de Viladecans, es poden transferir aquelles bones pràctiques i factors d’innovació en altres administracions locals. D’altra banda, les accions definides son fàcilment transferibles.