Entre els anys 2001 i 2002, des del Servei de Qualitat i Avaluació de l'Ajuntament de Sant Cugat es va executar, a impuls de la Gerència de l'ajuntament, un sistema de gestió interna per inculcar la cultura de la millora contínua en la qualitat de la gestió en base als paràmetres del model ISO 9001. Al llarg d'aquests anys, el sistema de gestió de l'Ajuntament s'ha anat adaptant a les noves versions de les normes.

En el marc del sistema de gestió, es mantenen reunions mensuals en forma de comitè (representants de totes les àrees + direcció) amb la voluntat de fer seguiment de “l'estat de la situació” i de l'aplicació de les accions continues de millora. En aquest marc, es va evidenciar la necessitat de millorar la comunicació interna per enfortir la cultura organitzativa. D'altra banda, es va detectar que d'aquí un temps no massa llunyà serà necessari fer traspàs d'informació i de coneixement a causa de la previsió de jubilacions. Així doncs, es va fer evident la necessitat d'adaptar-se a l'evolució natural de les organitzacions i encaminar-se cap a un Ajuntament del segle XXI, tot millorant la comunicació interdepartamental i la fluïdesa en els processos interns.

Durant les darreres reunions (2017), es va detectar que el personal tenia ganes de col·laborar, de participar i de compatir més enllà del seu propi departament. Durant la reunió del passat mes de juliol, coincidint amb la finalització d'una auditoria interna i amb les sensacions de les reunions passades, van sorgir noves propostes i visions que van desembocar en la idea de la Setmana de la Qualitat.

Població: treballadores i treballadors de l'Ajuntament de Sant Cugat.

Territori: Sant Cugat del Vallès

La pràctica respon a les línies estratègiques del Pla Estratègic 2015-2019: “A un PAM de la ciutat que volem”. El Servei de qualitat i avaluació executa aquelles directrius en matèria del sistema de gestió marcades des de la Gerència de l'Ajuntament.

El projecte es va impulsar des de la Gerència de l'Ajuntament després de veure la bona predisposició del personal intern a voler compartir coneixement i experiències amb altres treballadors i treballadores.

Després de la reunió de juliol del 2017, el Servei de Qualitat tenia idees desordenades sobre com seria la Setmana de la Qualitat. Havien de marcar un propòsit d'acord amb l'encàrrec de gerència i d'acord amb els objectius de Pla de Mandat. Així doncs, es van posar en contacte amb companys i companyes dels diferents departaments, mitjançant reunions informals, per aconseguir que col·laboressin en la definició del nou projecte, d'aquesta manera també aconseguien saber el nivell d'acceptació de la pràctica i el volum de col·laboradors i participants que podrien aconseguir (mitjançant un registre). Un cop tenien clar quines serien les persones participants, passaven a reunir-se formalment amb aquestes. Gràcies a aquests contactes van poder definir els objectius de la pràctica i també les activitats que es realitzarien, al mateix temps que van aconseguir que molts treballadors i treballadores es presentessin voluntaris per col•laborar en la dinamització de les activitats.

Quan les activitats van estar definides van fer un mapa vinculant-les amb els objectius. Van estudiar els costos, els espais necessaris per implantar-les i si eren viables (algunes van ser descartades).

Després d'haver seleccionat les activitats a realitzar, van fer l'agenda d'activitat (el calendari) i el Servei de Qualitat va contactar amb aquells serveis necessaris per portar a terme algunes de les activitats programades, com el monitoratge; el lloguer de bicicletes elèctriques per poder fer la ruta 'Verd + Bici' i el lloguer d'espais (cuina industrial pel taller de cuina).

Després d' elaborar el calendari, el Servei de qualitat i avaluació es va posar en contacte amb el de Comunicació per saber com havien de difondre la pràctica i aquest els va consellar fer-ho a través de les següents fases:

- Save the date (10/11/17): Es va comunicar als treballadors i treballadors la convocatòria de la Setmana de la Qualitat via mail enviant el cartell informatiu.

- Llançament agenda activitats i inici inscripcions (15/11/17): presentació de les activitats que es farien. Es va passar a tothom l'agenda per tal que s'inscrivissin a les activitats. El servei de qualitat ordenava als assistents per orde d'inscripció. L'aforament depenia de l'activitat i de l'espai on es feia. S'excedia a la inscripció a través del newsletter on apareixia tota la informació de les activitats.

- Recordatoris (20/11/17): s'envia per mail els cartells i la comunicació de places lliures.

- Tancament i comunicació places assignades (23-24/11/17): Tancament i llistes d'espera (per si algú anul·lava assistència). Van enviar les llistes als participants per tal d'informar-los sobre quines activitats podien fer i de quines s'havien quedat fora.

El dia 27 de novembre del 2017 es van iniciar les activitats. A l'inici de cada una d'elles es passava llista de les persones assistents i es recordava amb quin o quins objectius estava vinculada. Un cop els treballadors i treballadores tornaven al lloc de feina després de fer l'activitat o les activitats diàries, es trobaven en el seu mail un qüestionari d'avaluació de l'activitat i, el dia 30 de novembre, se'ls va enviar un qüestionari per avaluar la Setmana de la Qualitat.

Com a dada curiosa, val a dir que la Setmana de la Qualitat s'acompanyava d'una banda sonora, la qual sonava durant totes les activitats. Van tenir aquesta idea durant la reunió del juliol passat, inspirant-se en una famosa cançó, de la qual s'explica que va sorgir de manera espontània i improvisada entre els músics a l'estudi de gravació, on cada un d'ells anava tocant al seu aire per acabar sent part de la cançó. Aquesta és la idea que l'equip de Qualitat va voler transmetre a partir de la Setmana de la Qualitat: crear un mapa de processos intern on el millor de cada treballador i treballadora pugui acabar formant part d'un tot.

5677

Retribucions pròpies del capítol I + 5677 euros de contractació externa (extrets del capítol II).
Contractació d'espais, monitoratge, lloguer de bicicletes elèctriques, etc.: capítol II del pressupost municipal.

En aquesta iniciativa hi ha participat un ampli ventall d'agents de l'administració de Sant Cugat del Vallès, personal especialment tècnic (tot i que també polític) dels següents serveis:

- Servei de qualitat i avaluació – Execució i coordinació.
- Premsa i comunicació – Campanya de comunicació interna
- Recursos humans i recursos econòmics: Assignació de recursos
- Unitats organitzadores activitats:
- Premsa i comunicació
- Servei de parcs i jardins
- Servei d'esports
- Servei d'obres i projectes
- Servei de medi ambient
- Servei d'educació
- Servei de mobilitat
- Secció de neteja viària i recollida de residus
- Direcció de qualitat urbana i mobilitat
- Direcció d'economia hisenda i recursos humans
- Sots direcció d'innovació
- Sots direcció de participació ciutadana i acció de barris
- Secció de prevenció de riscos laborals
- IGEPESI (Institut de Gestió Estratègica, Promoció Econòmica i Societat de la Informació).
- Servei de cultura

- Infraestructures: Cessió i assignació d'espais municipals i recursos tecnològics i suport en tasques de consergeria i adequació dels espais.

- Cuina industrial (taller de cuina): llogada a un Casal de Joves de l'ajuntament que està gestionat per una entitat.

- Diferents sales de l'ajuntament.

- Bicicletes elèctriques.

La comunicació i la col·laboració entre diferents departaments per decidir quines activitats es portarien a terme i qui les dinamitzaria va ser una de les claus de l'èxit de la Setmana de la Qualitat. Ho van fer sobretot a través de reunions informals i va ser el Servei de qualitat i avaluació qui es va ocupar d'anar contactant amb la resta de departaments per incloure'ls en la proposta.

La Setmana de la Qualitat inclou un total de 19 activitats diferents amb la distribució següent, que es concreta en 29 espais de temps per compartir i aprendre durant la setmana del 27 al 30 de novembre del 2017:

- 3 espais de reflexió

- 4 conferències web (en 2 edicions)

- 4 sessions d'informació corporativa

- 4 activitats inspiradores (en diverses edicions)

- 4 tallers d'intercanvi (en diverses edicions)

Participació: 299 treballadors i treballadores de diferents categories laborals.

Mapa d'activitats i objectius.

Calendari d'activitats.

Cartells de difusió.

Vídeo de l'experiència.

Correos electrònics d'informació informant sobre l'esdeveniment.

Qüestionaris de valoració de la satisfacció i recollida de comentaris i suggeriments

- Correus electrònics i difusió interna de l'Ajuntament.
- Newsletter de l'Ajuntament.
- Cartell informatiu.

S'ha detectat una millora en el clima, com una injecció d'il·lusió (a nivell general). El fet que treballadors i treballadores de diferents àrees hagin tingut l'oportunitat de compartir espais i temps, ha pogut generar confiança i lligams. Alhora, s'ha detectat una millora en la comunicació interdepartamental.

Els lligams generats arran de la participació en les diferents activitats, nascuts a partir de situacions lúdiques, han ajudat a augmentar el sentiment de pertinença a l'organització, ajudant a acomplir un dels objectius principals del projecte.

Un dels punts forts de la pràctica és l'habilitat per aconseguir que treballadors i treballadores de diferents departaments s'interessin en la mateixa, proposin diferents idees i vulguin ser partícips i col·laborar en la preparació de les activitats. Aquest fet ha portat a l'Ajuntament de Sant Cugat ha començar a treballar d'una altra manera, molt més inclusiva i innovadora, sota una cultura organitzativa que vol ser comuna a tota l'organització. Aquest punt és realment important, ja que l'ajuntament partia d'una situació comunicativa poc ideal entre alguns departaments i l'activitat ha aconseguit crear nous ponts.

Un altre dels punts forts és que la pràctica ha volgut apropar la cultura de l'avaluació als seus treballadors i treballadores a través d'accions dinàmiques i lúdiques, donant un valor afegit al món de l'avaluació. Des de l'Ajuntament de Sant Cugat han sabut mostrar l'avaluació com quelcom innovador i necessari per tal de treballar de manera eficaç tant internament com de cara a la ciutadania.

No es va poder arribar a tot el conjunt del personal de l'ajuntament, va haver-hi sectors que no van col·laborar ni van participar en les activitats, sobretot aquells sectors que es troben fora de la seu central (com pot ser el servei de policia i el d'oficis).

La principal proposta de millora de cara a una següent edició és utilitzar altres mecanismes per aconseguir que la totalitat d'àrees que conformen l'ajuntament participin i/o col·laborin en almenys una de les activitats de la Setmana de la Qualitat.

D'altra banda, arran de l'informe de valoració, es va poder detectar algunes deficiències a millorar com poden ser les definicions de les descripcions de les activitats, la manca de retorn un cop finalitzades les activitats, més espais de reflexió conjunta o incompatibilitats amb la feina (ja que es feia en jornada laboral).

Per últim, és important explicar que des del Servei de qualitat i avaluació, es van adonar que, potser degut a la cultura laboral i la manera de treballar de les administracions públiques, és complicat introduir dinàmiques de caire lúdic dins l'àmbit de feina. Dit d'una altra manera, van detectar que en algun moment no s'acabava d'entendre la finalitat de fusionar ambdós mons: el lúdic i el laboral. És per això que cal atreure al personal intern a través d'una pedagogia encertada amb l'objectiu que cada vegada siguin més les persones que vulguin participar i col·laborar en aquest procés de transformació de la cultura organitzativa.

Cal saber que per poder dur a terme una pràctica com la de la Setmana de la Qualitat, és necessari conèixer les característiques i les dinàmiques relacionals del personal de l'organització per saber què s'ha de millorar en terme de qualitat interna. D'aquesta manera es podrà saber quins són els interessos dels treballadors i treballador i si serà possible aconseguir un compromís real d'aquests. Al mateix temps, és clau que les persones treballadores es sentin incloses en el disseny de les activitats i que la seva opinió sigui escoltada i valorada amb la intenció d'adaptar les activitats el millor possible.

Dit això, la Setmana de la Qualitat és una pràctica que es pot replicar a altres ajuntaments, doncs mitjançant l'esforç i la participació del personal es poleixen procediments laborals i processos organitzatius interns, tot millorant la relació de l'Administració Pública amb la ciutadania.